DIAGRAMACIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

Un diagrama de flujo u organigrama es una representación diagramática que ilustra la secuencia de las operaciones que se realizarán para conseguir la solución de un problema. Los diagramas de flujo se dibujan generalmente antes de comenzar a programar el código frente a la computadora. Los diagramas de flujo facilitan la comunicación entre los programadores y la gente del negocio. Estos diagramas de flujo desempeñan un papel vital en la programación de un problema y facilitan la comprensión de problemas complicados y sobre todo muy largos. Una vez que se dibuja el diagrama de flujo, llega a ser fácil escribir el programa en cualquier idioma de alto nivel. Vemos a menudo cómo los diagramas de flujo nos dan ventaja al momento de explicar el programa a otros. Por lo tanto, está correcto decir que un diagrama de flujo es una necesidad para la documentación mejor de un programa complejo.

El diagrama de flujo tiene la siguiente característica y ventajas:

Es una representación gráfica de las secuencias de un proceso, presenta información clara, ordenada y concisa.

Permite visualizar las frecuencias y relaciones entre las etapas indicadas.

Se pueden detectar problemas, desconexiones, pasos de escaso valor añadido etc.

Compara y contrasta el flujo actual del proceso contra el flujo ideal, para identificar oportunidades de mejora.

Identifica los lugares y posiciones donde los datos adicionales pueden ser recopilados e investigados.

Ayuda a entender el proceso completo.

Permite comprender de forma rápida y amena los procesos.

TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO

•          Formato vertical: En él, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
•          Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
•          Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
•          Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

TÉCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS

•    Identificar las ideas principales al ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el autor o responsable del proceso, los autores o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, así como las terceras partes interesadas. 
•      Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
•      Identificar quién lo empleará y cómo.
•      Establecer el nivel de detalle requerido.
•      Determinar los límites del proceso a describir.

                    Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

•      Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
•      Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.
•             Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
•            Identificar y listar los puntos de decisión.
•   Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.
•         Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

     El modelado de procesos, así como su nombre lo indica, tiene 2 aspectos que lo definen: el modelado y los procesos. Frecuentemente, los sistemas, conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una organización, son difíciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas funcionales, departamentos y puestos implicados. Un modelo puede dar la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema.

      Modelo

    Un modelo es una representación de una realidad compleja. Modelar es desarrollar una descripción lo más exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en él.

    Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica (diagrama de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, así como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas existentes pueden ponerse de manifiesto claramente dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora.

    Diagramado

    Diagramar es establecer una representación visual de los procesos y subprocesos, lo que permite obtener una información preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus tiempos y los de sus actividades.

     La representación gráfica facilita el análisis, uno de cuyos objetivos es la descomposición de los procesos de trabajo en actividades discretas. También hace posible la distinción entre aquellas que aportan valor añadido de las que no lo hacen, es decir que no proveen directamente nada al cliente del proceso o al resultado deseado. En este último sentido cabe hacer una precisión, ya que no todas las actividades que no proveen valor añadido han de ser innecesarias; éstas pueden ser actividades de apoyo y ser requeridas para hacer más eficaces las funciones de dirección y control, por razones de seguridad o por motivos normativos y de legislación.

     Diagramar es una actividad íntimamente ligada al hecho de modelar un proceso, que es por sí mismo un componente esencial en la gestión de procesos de negocios.