NORMALIZACIÓN

NORMAS ISO

Es un conjunto de normas sobre calidad y gestión de calidad, establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la producción de bienes o servicios. Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las guías y herramientas específicas de implantación como los métodos de auditoría.

LA FAMILIA ISO

Las series de normas ISO relacionadas con la calidad constituyen lo que se denomina familia de normas, las que abarcan distintos aspectos relacionados con la calidad:

ISO 9000: Sistemas de Gestión de Calidad 
Fundamentos, vocabulario, requisitos, elementos del sistema de calidad, calidad en diseño, fabricación, inspección, instalación, venta, servicio post venta, directrices para la mejora del desempeño.

ISO 10000: Guías para implementar Sistemas de Gestión de Calidad/ Reportes Técnicos
Guía para planes de calidad, para la gestión de proyectos, para la documentación de los SGC, para la gestión de efectos económicos de la calidad, para aplicación de técnicas estadísticas en las Normas ISO 9000. Requisitos de aseguramiento de la calidad para equipamiento de medición, aseguramiento de la medición.

ISO 14000: Sistemas de Gestión Ambiental de las Organizaciones. 
Principios ambientales, etiquetado ambiental, ciclo de vida del producto, programas de revisión ambiental, auditorías.

ISO 19011: Directrices para la Auditoría de los SGC y/o Ambiental

FORMULARIOS

Un formulario es un documento, físico o digital, que se diseña con el propósito de que una persona introduzca una serie de datos en él, ya sea personales, laborales, etc., en algunas zonas concretas del mismo. La finalidad principal del formulario es almacenarlo y guardarlo para que quede registrado. Los formularios, sean del tipo que sean, se expiden para una solicitud. Es una forma muy sencilla y, sobre todo rápida y concreta y, al mismo tiempo, facilita la búsqueda y la tramitación de la petición que se realice.

Los formularios representan un elemento que da agilidad en la búsqueda y la tramitación de todo tipo de documentación, supone un ahorro económico e incluso una fuente de beneficios si se cobra por este y, al mismo tiempo, supone, por ejemplo, desde el punto de vista de la administración, una uniformidad de criterio y de tramitación para todo el territorio. Para una empresa, la elaboración de formularios para todos sus departamentos, también suponen mayor rapidez tanto en su registro como en la tramitación del mismo.

OBJETIVO

1. Proveer la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica.
2. Ahorrar Escritura manual o mecánica (y por ende el tiempo) con la impresión previa de títulos e instrucciones para su uso.
3. Suministrar un medio económico de la información escrita con copias múltiples.
4. Asegurar que la información se suministre en la forma debida.

TIPOS  DE FORMULARIOS:

Según por su Forma:

Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola Carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

DISEÑO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño

PARTES DEL FORMULARIO:

Extremo superior o cabeza:

Se utiliza para los datos iníciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.

Cuerpo del formulario:

Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia de colocación.

Extremo inferior o pie:

Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro Objetivo:

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para. Alcanzar un fin.

Objetivos específicos,

Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones 

CONTROL DE FORMULARIOS

1.  Registro y Clasificación del Formulario. Todo formulario debe ser objeto de registro y clasificación. Para ello es necesario conocer datos esenciales sobre su uso, las revisiones previas (cambios solicitados por los usuarios con anterioridad), con miras a asignarle un número de identificación (cédula de identidad el formulario) y abrirle el expediente respectivo. 

2. Análisis de sus Fines, Contenidos y Procedimientos Relacionados. Esta Actividad consiste, en que toda solicitud de Nuevos Formularios o reimpresión de los ya existentes, debe ser analizada exhaustivamente, a fin de determinar si el formulario es necesario. Igualmente debe evaluarse el objetivo y contenido de cada formulario y cómo afectan a los métodos y procedimientos de trabajo, ya que ello permitirá el desarrollo de nuevos formularios y procedimientos que mejoren la eficiencia de la organización, en base a las necesidades reales de información.

3. Elaboración de las Normas de Diseño. Esta actividad se orienta fundamentalmente a establecer los requisitos o patrón de estandarización que regirá el diseño de formularios. Estas normas regularán el tamaño a utilizar, el estilo tipográfico, el color, la calidad del papel, los márgenes y todos aquellos aspectos relacionados con el diseño de Formularios.

4. Identificación del Formulario. Todo Formulario debe ser identificado plenamente, para ello es necesario asignarle un título, un número, fecha de aprobación y/o elaboración y otros dato que puedan vincular el formulario a las funciones que realiza a la unidad o programa de operaciones al cual pertenece.

5.  Desarrollo de Normas y Procedimientos para la Reproducción, Almacenamiento y Distribución de los Formularios. Es conveniente desarrollar las especificaciones que regirán tanto la reproducción como el adecuado almacenaje, conservación y distribución de los formularios dentro de la organización. En el desarrollo de esta actividad, es esencial que se consideren los métodos para determinar las cantidades en existencia, el establecimiento de un nivel mínimo de tales existencias en función de us rotación dentro del almacén, la eliminación de formularios innecesarios o caducos y la fijación de los controles de distribución.

6.  Evaluación del Programa de Control. Para cumplir eficientemente con el programa de Control de Formularios, es imperativo mantener un registro de los resultados obtenidos con la aplicación del programa, como parte del propio control. De allí que deben reunirse datos anteriores al inicio del programa y después de iniciado el mismo, a fin de demostrar la economía lograda y los beneficios derivados de su aplicación. Estos datos, conjuntamente con las recomendaciones que se formulen, permitirán evaluar adecuadamente el funcionamiento del programa y el establecimiento de normas que permitirán su perfeccionamiento futuro.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

BENEFICIOS DE LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS DESTACAN:

Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización

Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización

Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa

Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios

Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias

Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales

Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general

Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones

Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos

Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal

Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes

Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.

Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.

Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales

LIMITANTES EN LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Indudablemente la elaboración y utilización de Manuales Administrativos también tiene sus limitantes las cuales en relación a los beneficios descritos son de menor importancia:

Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero.

Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales.

Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión por ser muy amplios en su contenido

Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones

Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayoría de los casos voluminosos en contenido

En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino está establecido debidamente en el Manual.

 OBJETIVOS DE LOS MANUALES

•          Presentar una visión de conjunto de la organización.
•          Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
•        Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
•         Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
•         Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
•          Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
•          Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES 

Por su contenido se clasifican en:

·        De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.

·        De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

·         De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.

·        De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

 Por su ámbito:

·         Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.

·         Específicos: que consignan información específica o de una determinada área.

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

• Recopilación de información
• Interpretación y diseño de la información
• Elaboración del manual
• Aprobación y actualización del manual