ORIGEN
DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
La creación de las unidades de Organización y
Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización
administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos
antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y
de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de
modernización administrativa que se inicia en 1965.
La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes:
una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.
Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la
creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de
las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración. Este período
se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de
Organización y Sistemas a las funciones de contabilidad
y auditoria con funciones de mejoramiento administrativo, ya que
éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar
la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en
el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la
estructura como del funcionamiento.
Las unidades de O y S se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:
1. "Acuerdo por
el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas
administrativas"
2. "Acuerdo por
el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la
atención que requiere el programa de reforma administrativa de su
dependencia"
3. "Acuerdo por
medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo
visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los
diagnósticos necesarios"
"En los últimos años,
Organización y Sistemas, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y
legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la
práctica"
Al
analizar la llegada de la informática a las empresas, es bueno considerar dos
ámbitos importantes, por una parte está la evolución de las teorías de la
administración y en el otro frente de batalla, la llegada de la computación a
las empresas.
Podemos
explicar el concepto de Organización y Sistema como la Ciencia que estudia procesos administrativos y
la estructura organizacional de un sistema.
Sistema:
Es un conjunto de
elementos conectados entre sí para realizar un fin o una meta.
Organización:
Agrupación de individuos con fines comunes. .
Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo. Una organización podrá ser
entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del
enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y
relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número
de restricciones.
Función Asesora: Es aquella que tiene como objetivo el dar una pauta y aconsejar a la función de línea y sólo consta de pensamiento ( estudio, análisis y proposición) pero carece de poder de acción, pues solo puede recomendar.
Función Ejecutiva o de Línea: Es aquella que tiene como objetivo dirigir y ejecutar directamente sus labores. Se diferencia de la anterior porque además del pensamiento consta de la acción, es decir, tiene autoridad para poder imponer sus trabajos.
Las funciones
de Organización y Sistemas también pueden ser:
Función Asesora: Es aquella que tiene como objetivo el dar una pauta y aconsejar a la función de línea y sólo consta de pensamiento ( estudio, análisis y proposición) pero carece de poder de acción, pues solo puede recomendar.
Función Ejecutiva o de Línea: Es aquella que tiene como objetivo dirigir y ejecutar directamente sus labores. Se diferencia de la anterior porque además del pensamiento consta de la acción, es decir, tiene autoridad para poder imponer sus trabajos.
PERFIL
DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
- Planifica el desarrollo de
proyectos de sistematización.
- Supervisa y revisa los
proyectos de organización, métodos y procedimientos, organigramas
estructurales y funcionales, líneas jerárquicas de distribución del
trabajo, flujogramas de procesos, normas y formatos, entre otros.
- Formula proyectos de
sistematización administrativa.
- Realiza entrevistas con el
personal de la Institución.
- Aplica estrategias para el
proceso de cambio.
- Participa en la definición
de proyectos de sistematización de información.
- Estudia sistemas vigentes y
los actualiza de acuerdo a las necesidades de la Institución.
- Participa en el diseño y
formulación de métodos de recolección de información.
- Analiza, diseña e implanta
estrategias, estructuras, procesos y sistemas.
- Analiza y diseña diagramas,
formularios e instructivos.
- Elabora manuales de
organización, normas y procesos.
- Analiza y diseña el modelo
lógico de datos de los sistemas de información.
- Interpreta organigramas,
diagramas de flujo de procesos y datos.
- Hace seguimiento a los
sistemas y procesos desarrollados.
- Implanta sistemas, normas y
procesos.
- Elabora y presenta para
aprobación, a su superior inmediato, informes sobre el cumplimiento de
cada fase de los proyectos y/o estudios realizados.
- Cumple con los lineamientos,
normas y procedimientos administrativos y técnicos establecidos por la
organización.
- Elabora informes
periódicamente de las actividades realizadas.
- evacua consultas técnicas de
su competencia.
- Realiza análisis de
organización, sistemas, procedimientos administrativos y normas que rigen
las distintas unidades de la Institución.
- Establece, conjuntamente con
el supervisor inmediato, los lineamientos a seguir en la elaboración de
manuales de organización, sistemas, normas y procedimientos.
- Cumple con las normas y
procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organización.
- Mantiene en orden equipo y
sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
- Realiza cualquier otra tarea
afín que le sea asignada.
TIPOS DE ORGANIZACIONES
Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se
caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para
la toma de decisiones, la comunicación y el control. Este tipo de organizaciones (formales),
pueden a su vez, tener uno o más de los siguientes tipos de organización:
§ Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y
antigua, pues tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en
la organización eclesiástica de los tiempos medievales. El nombre organización
lineal significa que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad
entre superior y subordinados. De ahí su formato piramidal. Cada gerente recibe
y transmite todo lo que pasa en su área de competencia, pues las líneas de
comunicación son estrictamente establecidas. Es una forma de organización
típica de pequeñas empresas.
§ Organización Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica
el principio funcional o principio de la especialización de las funciones.
Muchas organizaciones de la antigüedad utilizaban el principio funcional para
la diferenciación de actividades o funciones. El principio funcional separa,
distingue y especializa:
§ Organización Línea-Staff: El tipo de organización línea-staff es
el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional,
buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir
sus desventajas. En la organización línea-staff, existen características del
tipo lineal y del tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo
organizacional más complejo y completo.
o Comités: Reciben una variedad
de denominaciones: comités, juntas, consejos, grupos de trabajo, etc. No existe
uniformidad de criterios al respecto de su naturaleza y contenido. Algunos
comités desempeñan funciones administrativas, otros, funciones técnicas; otros
estudian problemas y otros sólo dan recomendaciones.
Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste
en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de
decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas
en una organización.
Organizaciones Según su Grado de Centralización.- Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:
Organizaciones Según su Grado de Centralización.- Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:
o
Organizaciones Centralizadas: En una organización
centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y es
poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega en los niveles
inferiores.
Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los ejércitos, el servicio postal y el misterio de hacienda.
Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los ejércitos, el servicio postal y el misterio de hacienda.
o Organizaciones Descentralizadas: En una organización descentralizada, la
autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea
posible. La descentralización es característica de organizaciones que funcionan
en ambientes complejos e impredecibles.
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS
SEGÚN SU RELACIÓN CON EL MEDIO
AMBIENTE
- CERRADOS
- ABIERTOS
SEGÚN SU NATURALEZA
- CONCRETOS
- ABSTRACTOS
- NATURALES
- ARTIFICIALES
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