NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

NORMA

Es un término que proviene del latín y significa “escuadra”. Una norma es una regla que debe ser respetada y que permite ajustar ciertas conductas o actividades. Las normas son las pautas de ordenamiento social que se establecen en una comunidad humana para organizar el comportamiento, las actitudes y las diferentes formas de actuar de modo de no entorpecer el bien común.

CLASIFICACIÓN DE LAS NORMAS 

Existen distintos tipos de normas, dependiendo de quién las promulgue, ante quién deban respetarse, quién es el encargado de ejercer el castigo por incumplimiento, hacia quiénes son destinadas y de quién se espera su obediencia.

Normas sociales: estas normas son dictadas a partir de una serie de costumbres, tradiciones, y modas que prevalecen en una sociedad en particular y frente a la cual los sujetos deben responder con su cumplimiento. Estas reglas surgen de manera espontánea tras la repetición de determinadas costumbres a lo largo del tiempo pero no por esto no son percibidas por el individuo, a quien se las imponen, como no obligatorias. En caso de que un miembro de la sociedad, del que se espera que las respete, no lo haga, puede ser castigado con el rechazo y repudio social.

Normas religiosas: estas normas devienen de Dios, quien las destina a todos los seres humanos, quienes deben responder ante él con su cumplimiento. A pesar de esto, su cumplimiento se espera por parte de la comunidad de los creyentes. En caso de que no cumplan con las normas divinas, el individuo será castigado con la conciencia del pecado.  

Normas morales: estas normas, a diferencia de las anteriores, no son dictadas por nadie más que por el propio individuo, es por esto que están destinadas a sí mismo y responden a la propia conciencia. Las normas morales, en caso de no ser obedecidas por el individuo, este será castigado con su propio remordimiento.

Normas jurídicas: estas leyes son formuladas por el poder legislativo y son dirigidas para todos los individuos de una comunidad política en particular, de quienes se espera su cumplimiento. El individuo debe responder, en caso de su incumplimiento, ante un tribunal y será castigado con aquello que dictamine la ley.

PROCEDIMIENTO  

 Es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.

Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia

CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS

• Coherentes: sus pasos son sucesivos, complementarios y tienden al mismo objetivo.
• Estables: no cambian a menudo sino cuando una situación de emergencia lo amerita.
• Flexibles: permiten resolver emergencias y retornar a su estado inicial cuando cese la emergencia.
• Continuidad: tienden a perpetuarse y las modificaciones solo se agregan a las ya establecidas.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Clases de procedimientos

A continuación veremos los tipos más comunes de procedimientos y algunas de sus características.

1. Procedimientos Jurídicos: Es el elemento dinámico de un procesos judicial general. Está constituido principalmente de diferentes actos jurídicos que son autónomos en sí mismos, y forman parte de la cadena jurídica. Están contenidos dentro de un marco estrictamente legal y conformado por una serie de diversas formalidades y tramitaciones en lo que se refiere al inicio y desarrollo de cualquier tipo de actividad ligada al derecho y a los códigos legales.

Si bien dijimos antes los procedimientos forman parte de los procesos judiciales, generalmente resultan siendo en sí un proceso judicial, aunque existen casos en los que deben intervenir diversos procedimientos complementarios o secundarios, que influyen en el desarrollo total de un proceso.

2. Procedimientos Administrativos: Este tipo de procedimientos, al igual que los anteriores, está regulado por la ley y enmarcado en un ámbito jurídico determinado. Su finalidad como tal es la de formalizar la voluntad administrativa en forma de actos por los cuales la administración pública realiza su deber. Por lo tanto, se ve afectado por el principio de legalidad cuando se trata de casos públicos. En lo referente a actividades privadas, debe seguir un determinado camino restricto a la acción jurídica y atenerse a las normas legales pero no es necesario el ordenamiento jurídico conocido y formalizado hacia la sociedad.

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

 

El conjunto de elementos que constituyen la estructura de un procedimiento específico es el siguiente:

PORTADA; Todo procedimiento tendrá una primera página, denominada portada, en la que aparecerán los siguientes ítems:

ENCABEZADO

Aparecerá en todas las páginas del documento, en él aparecerá y se indicará:

·         Logotipo de la empresa.

·         Consideración de procedimiento mediante la cabecera PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

·         Numero de revisión y fecha de la misma.

·         Entrada en vigor del procedimiento, desde su edición inicial.

TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO

Titulación del procedimiento que se desarrollará según la siguiente codificación:

·         PRE: Siglas indicativas de Procedimiento Específico.

·         ORGANIZACIÓN: Abreviatura correspondiente a la organización.

·         XX: Pareja de dígitos que hará referencia al capítulo de la norma ISO 9001 en el que se encaja el procedimiento.

·   YY: Número que corresponde al procedimiento dentro del mismo capítulo de la norma ISO 9001.

INDICE

Se reflejarán en él todos los apretados del procedimiento.

RECUADROS

·         Nombre y Apellidos de la persona que realiza la revisión del Procedimiento.

·         Fecha en la que se ha realizado la revisión del Procedimiento.

·         Firma de la persona que ha realizado la revisión del Procedimiento.

·         Nombre y Apellidos de la persona que realiza la aprobación del Procedimiento.

·         Fecha en la que se ha realizado la aprobación del Procedimiento.

·         Firma de la persona que ha realizado la aprobación del Procedimiento.

PIE DE PÁGINA

En el pie se indicará lo siguiente:

·         PRE-ORGANIZACIÓN-XX-YY. Según lo indicado anteriormente.

·         Nombre del procedimiento

·         Número de páginas: número de la página y número total de páginas.

1 OBJETO

Este apartado es obligado y se numera con el 1.

En él se expondrá la actividad o actividades que se describen en el documento.

2 ALCANCE

Este apartado es obligado y se numera con el 2.

Aquí se delimita el ámbito de aplicación de las actividades recogidas en el punto 1 (objeto).

3 REFERENCIAS

Este apartado es obligado y se numera con el 3.

Se incluirá un listado con todas las normas, documentos, capítulos del manual de calidad, procedimientos u otros documentos que complementen o sean necesarios para la aplicación del documento.

4 DEFINICIONES

Este elemento es obligado y se numera con el 4.

Se deben incluir las definiciones de los conceptos utilizados en la redacción del documento y cuya interpretación pudiera inducir a error o que bien no sea de uso común. En el caso de que no se considere necesaria la definición de ningún término de los recogidos en el procedimiento, se podrá omitir esta cláusula eliminando este título y su numeral del conjunto del procedimiento.

5 RESPONSABILIDADES

Este apartado es obligado y se numera con el 5.

Aquí se recogen las responsabilidades de los distintos intervinientes en los distintos aspectos que se contemplen en el documento.

Las responsabilidades se asignan a cargos o funciones, nunca nominalmente.

La explicación de estas responsabilidades debe ser clara, concreta y sucinta.

6 DESARROLLO

Este apartado es obligado y se numera con el 6.

Aquí se describen, por orden cronológico, las etapas o pasos necesarios para realizar las actividades que son objeto del procedimiento, incluyendo, entre otros, criterios de aceptación/rechazo, medios a utilizar, calificación del personal; si procede.

7 REGISTROS

Este elemento es obligado y se numera con el 7.

En él se recogerá el título de todos los registros que dependen del procedimiento de que se trate.

8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Este apartado es obligado y se numera con el 8.

Se deben indicar los puestos de la organización que han de disponer de una copia controlada del documento.

9 HISTORIAL DE REVISIONES

Este apartado es obligado y se numera con el 9.

Se indicará el número de la Revisión del Procedimiento, la fecha en la que se ha realizado u las causas del cambio.

La información se recogerá en una tabla.

10 ANEXOS

Este apartado es obligado y se numera con el 10.

Se indicarán todos los anexos del procedimiento, se numerarán (con cifras arábigas) y se incluirá el título y referencia.

Como anexos se incluirán, siempre que se considere oportuno, los diagramas de flujo que sean necesarios para realizar una descripción sinóptica del desarrollo de las actividades objeto del procedimiento, y de los modelos o formatos de los registros generados por éstas.

Los anexos, si existen y cuando procedan, llevarán...

Identificación en la parte superior.

Pie de página con la referencia:

DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

          El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales… Facilita también la selección de indicadores de proceso

SIMBOLOGÍA DE LOS FLUJOGRAMAS

            Para todos los tipos de flujogramas podemos identificar una simbología básica.

ORGANIMETRIA

ORGANIMETRIA

Es el conjunto de técnicas para representar las organizaciones y sus relaciones formales.

La organimetria cuenta con dos instrumentos importantes:

El Organigrama: representación gráfica de la estructura organizativa de una organización.

El Flujograma: representaciones gráficas de los procesos en las que se muestran las diferentes integraciones  de cada uno de los procesos que tienen con otros y las unidades administrativas que involucran.

OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS

• Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.
• Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
• Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:

1. Los cargos existentes en la compañía.
2. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
3. Como la autoridad se le asigna a los mismos.

UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS

Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de las mismas y constituyendo una fuente de consulta oficial.

Son importantes además por:

•        Representan un elemento técnico importante, valioso para el análisis          organizacional.
•          División de las funciones.
•          Niveles jerárquicos.
•          Líneas de autoridad y responsabilidad.
•          Canales formales de comunicación.
•          Naturaleza formal o asesoramiento del departamento.
•          Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores etc.

TIPOS DE ORGANIGRAMA:

1.   Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.

2.   Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

3.   Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.

4. Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman
círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.

5.   Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.

6.   Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de autoridad.

Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una organización en un momento determinado.

SÍMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE LOS ORGANIGRAMAS

Los símbolos de un organigrama son formas geométricas que ilustran las diferentes acciones que pueden ocurrir durante un proceso, programa o algoritmo. Aunque los organigramas incluyen también descripciones textuales, los símbolos del diagrama varían en tamaño para servir de ayuda visual al lector a la hora de entender el diagrama. Sin ni siquiera leer el texto.

1- Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.

2- Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

3- Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.
4- Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

5- Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.
6- Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.

7- Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

8- Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.

9- Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo numero.

LOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA SON:

·                     Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.

·                     Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.

·                     Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio en función de su objeto.

·                     Vigencia: para conservar su validez deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.

·                     Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la/s estructura/s en forma clara y comprensible.

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

ORIGEN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

     La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.

Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Sistemas a las funciones de contabilidad y auditoria con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Las unidades de O y S se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:

1.   "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas"

2.   "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"

3.   "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios"

"En los últimos años, Organización y Sistemas, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica"

      Al analizar la llegada de la informática a las empresas, es bueno considerar dos ámbitos importantes, por una parte está la evolución de las teorías de la administración y en el otro frente de batalla, la llegada de la computación a las empresas.

       

      Podemos explicar el concepto de Organización y Sistema como la Ciencia que estudia procesos administrativos y la estructura organizacional de un sistema.

Sistema:

Es un conjunto de elementos conectados entre sí para realizar un fin o una meta.

Organización:

Agrupación de individuos con fines comunes. . Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo. Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones.

Las funciones de Organización y Sistemas también pueden ser:

Función Asesora: Es aquella que tiene como objetivo el dar una pauta y aconsejar a la función de línea y sólo consta de pensamiento ( estudio, análisis y proposición) pero carece de poder de acción, pues solo puede recomendar.

Función Ejecutiva o de Línea: Es aquella que tiene como objetivo dirigir y ejecutar directamente sus labores. Se diferencia de la anterior porque además del pensamiento consta de la acción, es decir, tiene autoridad para poder imponer sus trabajos.

PERFIL DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

• Planifica el desarrollo de proyectos de sistematización.
• Supervisa y revisa los proyectos de organización, métodos y procedimientos, organigramas estructurales y funcionales, líneas jerárquicas de distribución del trabajo, flujogramas de procesos, normas y formatos, entre otros.
• Formula proyectos de sistematización administrativa.
• Realiza entrevistas con el personal de la Institución.
• Aplica estrategias para el proceso de cambio.
• Participa en la definición de proyectos de sistematización de información.
• Estudia sistemas vigentes y los actualiza de acuerdo a las necesidades de la Institución.
• Participa en el diseño y formulación de métodos de recolección de información.
• Analiza, diseña e implanta estrategias, estructuras, procesos y sistemas.
• Analiza y diseña diagramas, formularios e instructivos.
• Elabora manuales de organización, normas y procesos.
• Analiza y diseña el modelo lógico de datos de los sistemas de información.
• Interpreta organigramas, diagramas de flujo de procesos y datos.
• Hace seguimiento a los sistemas y procesos desarrollados.
• Implanta sistemas, normas y procesos.
• Elabora y presenta para aprobación, a su superior inmediato, informes sobre el cumplimiento de cada fase de los proyectos y/o estudios realizados.
• Cumple con los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y técnicos establecidos por la organización.
• Elabora informes periódicamente de las actividades realizadas.
• evacua consultas técnicas de su competencia.
• Realiza análisis de organización, sistemas, procedimientos administrativos y normas que rigen las distintas unidades de la Institución.
• Establece, conjuntamente con el supervisor inmediato, los lineamientos a seguir en la elaboración de manuales de organización, sistemas, normas y procedimientos.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

TIPOS DE ORGANIZACIONES

Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o más de los siguientes tipos de organización:

§  Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y antigua, pues tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. El nombre organización lineal significa que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí su formato piramidal. Cada gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su área de competencia, pues las líneas de comunicación son estrictamente establecidas. Es una forma de organización típica de pequeñas empresas.

§  Organización Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones. Muchas organizaciones de la antigüedad utilizaban el principio funcional para la diferenciación de actividades o funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa:

§  Organización Línea-Staff: El tipo de organización línea-staff es el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas. En la organización línea-staff, existen características del tipo lineal y del tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional más complejo y completo. 

o     Comités: Reciben una variedad de denominaciones: comités, juntas, consejos, grupos de trabajo, etc. No existe uniformidad de criterios al respecto de su naturaleza y contenido. Algunos comités desempeñan funciones administrativas, otros, funciones técnicas; otros estudian problemas y otros sólo dan recomendaciones.

Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organización.
Organizaciones Según su Grado de Centralización.- Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:

o    Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores.
Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los ejércitos, el servicio postal y el misterio de hacienda.

o    Organizaciones Descentralizadas: En una organización descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralización es característica de organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles. 

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS                                              

                                                                                                    

SEGÚN SU RELACIÓN CON EL MEDIO AMBIENTE

1. CERRADOS
2. ABIERTOS                                                                  
   
                                      

SEGÚN SU NATURALEZA

1. CONCRETOS
2.  ABSTRACTOS

SEGÚN SU ORIGEN                                              

1.  NATURALES
2.  ARTIFICIALES